如何進行參展準備 參展需要準備什么

來源:本站 2018/11/2 23:05:16

  如何進行參展準備 參展需要準備什么


  1.開始準備


  當注冊參加一個展覽會后,展商應向主辦機構索取有關的信息和資料,如展館平面圖和參展商手冊等。


  接下來就是根據準備事宜制定一個精確的時間表。通常主辦機構提供的信息包括相關事項的截止日期。


  深入的準備任務包括:


  - 造一個詳細的預算;


  - 按每項任務制定所有參展人員的職責范圍;


  - 考慮展臺的尺寸、(在展館內的)地點并設計展臺;


  - 裝修和運輸公司的不同報價(包括相關的服務和價格);


  - 將在展臺上展示的產品清單;


  - 推廣資料 (展前和展中);


  - 完整的廣告和傳訊計劃;


  - 選擇展臺上的員工,對他們給予指導/培訓;


  - 參展員工的旅行和住宿;


  - 發給現有和潛在客戶的邀請;


  2. 展臺設計


  展臺是成功參展的重要因素。展臺的概念和設計是由參展目的來決定的,因為我們的問題是:“通過這個展臺我們應該達到什么?”


  展臺第一重要的特點是其尺寸和在展覽館里的位置。展館的特點,如天花板的高度、入口和通道、相鄰的展臺、緊急出口等在展臺設計時也應一一考慮在內。


  根據參展目的,展商可在展臺設計中遵循四個不同的戰略定位概念:


  - 以產品為導向的定位概念。它旨在呈現展出的產品的技術層面。研究表明75%的展商主要是遵循這一概念。


  - 以解決方案為導向的定位概念。它旨在演示展商量身定制、以客戶為導向的解決方案的競爭力。69%的展商試圖將這一概念蘊涵在其展臺設計里。


  - 以溝通和活動為導向的定位概念。它旨在從情感的角度吸引觀眾的注意力。33%的展覽商遵循這一概念。


  - 以競爭為導向的定位概念。這一概念旨在顯示參展公司屬于某個業務領域,并且區別于其競爭對手。從展商的角度看,這一概念的重要性要低于其它三個。


  您選擇的戰略定位概念將決定您的展臺尺寸和特性及您將展示的產品。不過,展示太多的產品將有損您的成功參展。總的來說,展出的產品越少越好!


  其他輔助展示還包括模特、圖表、圖片、電影、錄像、幻燈、藝術家的現場表演(有無音樂均可)。但這些額外的展示和吸引活動不應干擾與觀眾的交流。


  作為與觀眾交流的一個特別平臺,展臺可被劃分為三個區域:


  - 靜態區(吸引)用于吸引路過的參觀者的注意力和激發他們的興趣。這可通過相關的吸引眼球的手段來實現;


  - 動態區(獲取)用于接近參觀者并發現他們的興趣所在;


  - 深度區(洽談),可在此詳細介紹產品、洽談報價,也可在此簽定合同。為達到這些目的,必須保證此區域既不太擁擠,也不受強噪音的干擾。


  展臺結構清晰、富有邏輯性以及通過設計反映企業識別也是很重要的。為取得一個恰如其分的企業展臺設計,應將以下因素考慮在內:


  - 一致的企業標志展示;


  - 使用企業專有的顏色和字體;


  - 展臺上提供的信息資料的設計也要體現一致性 (產品目錄, 小冊子, 圖像);


  - 一致的、以目標為導向的展臺布局;


  - 參展員工舉止及外表與企業哲學相吻合。


  在展臺上,與參觀者溝通并傳遞信息給他們是展商主要關注的事項。在這方面,展臺的設計,對展示產品和信息的選擇,對參展員工的組織和資格核定都是重要的。一個以溝通為設計導向的展臺將強調互動的對話,而一個以信息傳遞為設計導向的展臺則將重心放在企業的形象。


  3. 技術及組織層面


  在參展的若干技術及組織層面里,以下因素尤為重要:


  - 選擇展品;


  - 運輸;


  - 保險;


  - 選擇參展員工;


  - 選擇展臺搭建公司。


  關于展品的選擇,應考慮以下事宜:


  - 僅展示體現最新技術水平和設計的產品;不要把陳貨拿來展出;


  - 僅展示能在可預見時間里交貨的產品;


  - 對最新研究成果的展示應強調展商的技術競爭力;


  - 須對所有展品提供詳細信息資料;


  - 動態或運行中的展品比靜態展品能吸引更多的參觀者。


  展品運輸事宜需要展商熟悉相關的海關規定和法律。幾乎所有的展會主辦機構都會與專門從事各項運輸業務的公司簽約。使用簽約運輸公司的服務將保證符合相關法律,也排除了語言障礙。展商在運輸事宜中必須考慮以下事項:


  - 選擇運輸方式;


  - 包裝;


  - 使用集裝箱;


  - 運輸截止日期;


  - 海關;


  - 進出口法規;


  - 展場交貨 (*車, 起重機,等);


  - 存放空箱和集裝箱;


  - 運回發貨地;


  保險也應該謹慎對待, 特別是參加海外展時。參展保險適用以下領域:


  - 展臺;


  - 展品和信息材料;


  - 人員;


  - 參觀者。


  主要的風險涵蓋;


  - 火災, 爆炸和水損;


  - 運輸損害;


  - 盜竊;


  - 行李損害;


  - 對另一方的責任;


  - 員工的意外事故/生病。


  選擇和購買保險完全是展商的責任。通常展商被要求證明他已經購買保險。


  員工是參展成功的第三大因素。應根據專業技能和人際溝通技巧來選擇展臺員工(展覽會經驗,外語能力,開闊的思路)。


  開展前指導參展員工考慮所有參展因素(展臺設計,每位員工的職責范圍,展覽目標等)是至關重要的。這一點經常被展商低估或忽略。


  需要哪些類型的參展人員呢?應考慮以下方面:


  - 管理;


  - 業務;


  - 技術;


  - 外聘員工以協助內部的參展員工 (口譯、筆譯、接待);


  - 展臺主管 (展會協調員) ;


  - 發言人。


  首席行政人員及商業領袖通常也夾雜在專業展會的參觀群里,他們希望在展臺上見到合適的對話人員。


  在展會進行中,展臺主管的主要職責就是協調。他不僅負責所有組織和技術方面的事宜,也是參展企業與主辦機構之間的鏈條。(完)


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